Como já se sabe o mapeamento de processos proporciona às Organizações resultados de alta performance e inúmeras vantagens, mas você sabe como implementar esta ferramenta?
Na matéria, serão apresentadas as etapas para implementação do mapeamento de processos dentro de uma organização.
Mas antes, o que é mesmo mapeamento de processos?
Significa descrever o passo a passo de forma correta e clara das atividades que compõem o fluxo de um processo e seus responsáveis, objetivando entender cada uma delas, fazer melhorias, documentar e estabelecer a padronização nos processos.
Esta metodologia é de grande relevância para Organizações, pois através dela é possível identificar gargalos, controlar e prever recursos, estimar custos, medir o desempenho dos processos e outras mais.
Agora que relembramos um pouco sobre esta ferramenta de gestão de processos, seguem abaixo as etapas AS IS e TO BE, para se implementar o mapeamento de processos com sucesso:
ETAPA 1 – AS IS
Esta primeira etapa, tão importante para se chegar na implementação do mapeamento de processos com sucesso, significa todo o fluxo da atividade atual do processo organizacional. É nesta etapa que os key users, usuários chave, envolvidos na execução do processo são entrevistados ou podem responder questionários a respeito das informações pertinentes a execução, pontos de melhoria e funcionamento de todo o processo.
ENTÃO VAMOS CONHECER AS FASES DESSA PRIMEIRA ETAPA? DEFINIR O PROCESSO A SE MAPEAR:
Nesta primeira fase é importante identificar e definir o primeiro processo a se mapear, tomando como base os objetivos estratégicos da organização.
Identificar os usuários-chave: Aqui o profissional responsável pelo mapeamento de processos precisa identificar e escolher as pessoas que estão envolvidas diretamente com o processo a ser mapeado, ou seja , os colaboradores que conhecem desde o início até o fim do processo, para responderem questões a respeito do passo a passo do processo, pessoas responsáveis por cada atividade, os recursos, pontos de melhoria e outras mais.
REALIZAR REUNIÃO COM OS USUÁRIOS CHAVE
O objetivo da reunião é para esclarecer todas as vantagens do mapeamento de processos, quebrar resistências entre os usuários e solicitar que na próxima reunião sejam apresentadas as informações e anexos que fazem parte do fluxo de atividade do processo.
ENTREVISTAR E COLETAR ANEXOS:
É o ponto mais importante desta etapa AS IS, pois são coletados os anexos, como formulários, planilhas, relatórios etc. e o grau de importância deles no processo. Entrevistar os key users também é de suma importância para se obter informações a respeito do fluxo de atividade do processo, tais como: objetivo de cada atividade, passo a passo e tempo de execução das atividades, vínculo de uma atividade e outra, os colaboradores e responsáveis envolvidos, os fornecedores, clientes internos e externos, inputs e outputs (informações de entrada e saída) e outros dados necessários para melhor compreensão de todo o processo.
Logo, com os elementos obtidos é possível fazer uma análise da atividade e seus anexos, identificar excesso de documentação, motivos de retrabalhos, pontos de melhoria e gargalos que impedem o desenvolvimento de todo fluxo de atividade, para então se chegar a um processo mais eficiente e dinâmico.
DOCUMENTAR O PROCESSO ATUAL:
Não adianta somente realizar entrevistas, colher informações e anexos a respeito do fluxo do processo é relevante documentar através de descrição, diagramas, mapas ou modelos de processos que demonstrem de forma clara como acontece o passo a passo das atividades, os responsáveis, entradas e saídas, as ligações entre atividades, tomada de decisão, documentos utilizados e conclusão, para melhor compreensão e otimização do processo.
REALIZAR REUNIÃO DA ETAPA FINAL AS IS:
Com o documento do processo atual, faz-se necessário realizar brainstorming com os usuários chave com o objetivo de revisar todo mapeamento do processo, gerar ideias de melhorias e soluções de problemas como retrabalhos, tarefas redundantes e gargalos, para então avançar para a próxima etapa, a TO BE.
ETAPA 2 – TO BE
Esta etapa é muito interessante porque é aqui que olhos se abrem para o futuro, isto é, o mapa do processo TO BE é voltado para onde se quer chegar, alinhado é claro, ao planejamento estratégico organizacional.
O objetivo aqui é a otimização do processo, com vista a obtenção dos melhores resultados em toda a cadeia de produtividade. Sendo assim, nesta etapa é redesenhado o mapeamento de processo ideal, podendo usar a modelagem BPMN (Business Process Model and Notation) com padrões de representações gráficas de processos.
Com o novo mapeamento de processos todo padronizado e documentado, os próximos passos são referentes ao compartilhamento do novo processo a todos envolvidos , implementação, treinamentos e monitoramento, objetivando sempre a melhoria contínua.
Conhecemos resumidamente as principais etapas para se realizar um mapeamento de processos . No entanto, para sua implementação faz-se necessário o conhecimento profundo desta metodologia, bem como a aplicação de ferramentas para criação de mapeamento e monitoramento de desempenho do fluxo de atividade de um processo.
