Em uma empresa, muitas são as responsabilidades e demandas que precisam ser cumpridas. Além de manter a empresa operando, também é necessário se preocupar com outras áreas acessórias como a gestão de documentos.
O QUE É A GESTÃO DE DOCUMENTOS?
Entende-se como gestão de documentos, a aplicação de métodos e estratégias para gerir os documentos de uma empresa e mantê-los organizados. A gestão documental busca manter a papelada da empresa organizada a fim de evitar multas, pagamentos de juros e outros problemas ocorridos.
COMO APLICAR A GESTÃO DE DOCUMENTOS EM SUA EMPRESA?
Se você ainda não faz a gestão de documentos em sua empresa, não se preocupe, reunimos os passos necessários para você implantar esta prática em sua empresa agora mesmo:
ANALISAR O FUNCIONAMENTO ATUAL
Primeiramente, analise o estado atual de sua empresa, como os documentos são recebidos, armazenados e tratados. Como você lida com os documentos que chegam e até mesmo sobre o descarte. Tome notas se necessário, para começar a pensar em como esse processo pode ser otimizado.
DESCARTE O DESNECESSÁRIO
Comece verificando os prazos de validade de cada documento. Notas fiscais e conhecimentos de transporte precisam ser armazenados por 5 anos, depois deste período, você pode descartá-los.
Antes de jogar os documentos fora, utilize um moedor de papel ou destrua todos os documentos, rasgando ou cortando em pequenos pedaços. Esse passo é importante para evitar que suas informações caiam em mãos erradas. Considere reciclar o que for possível.
ORGANIZAR
Classifique os documentos em categorias e encontre um espaço adequado para cada um deles. Vale a pena etiquetar os arquivos, gavetas e pastas para ficar mais fácil visualizar o lugar certo para cada coisa.
DIGITALIZAR
Por último, não menos importante, utilize as ferramentas tecnológicas a seu favor. Documentos fiscais possuem suas versões digitais, e elas possuem validade. Sendo assim, armazene seus documentos eletronicamente e não se preocupe com a papelada acumulando. O que vale para documentos físicos também se aplica aos digitais. Apague documentos desnecessários e organize o restante em pastas.
QUAIS SÃO AS VANTAGENS DE INCLUIR A GESTÃO DE DOCUMENTOS EM SUA EMPRESA?
A gestão de documentos eficiente pode trazer diversas vantagens para a sua empresa, entre elas podemos destacar:
REDUÇÃO DE CUSTOS
Imagine ter que pagar juros e até multa porque esqueceu de pagar um boleto ou perdeu uma fatura? Administrando bem seus documentos você consegue evitar este tipo de problema, uma vez que eles estarão devidamente organizados.
AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Chega de perder tempo procurando um documento ou atrasar uma entrega porque a papelada ainda não está certa. mantendo os documentos sempre organizados é possível aumentar a produtividade de todo o time.
SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES
Nos tempos de hoje, existem muitos golpistas e pessoas mal intencionadas que estão em busca de oportunidades para aplicar golpes. Gerir bem seus documentos evita que informações privadas sejam acessadas por pessoas mal intencionadas.
CUMPRIR OBRIGAÇÕES FISCAIS
Talvez essa seja a principal vantagem: estar em acordo com as obrigações perante o fisco. Organizar seus documentos permitirá que suas contas com o governo sejam pagas em dia, como guias e declarações. Ainda, será mais fácil cumprir prazos de entrega de documentos que são exigidos pela legislação.
