A implementação do compliance exige planejamento e dedicação, mas seus benefícios superam os esforços necessários.
Seguir um passo a passo estruturado é fundamental para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas legais e éticas, reduzindo riscos e fortalecendo sua reputação.
1. DEFINIR OS RESPONSÁVEIS PELO COMPLIANCE
O primeiro passo da implementação do compliance é designar quem será o responsável pela implementação e supervisão das práticas de compliance.
Você pode formar uma equipe específica, nomear um colaborador qualificado ou contratar um especialista externo.
O importante é que o profissional ou equipe em questão deve ter autonomia e acesso às informações necessárias para conduzir o programa.
Não pense em acumular essa função com a gestão ou designá-la para um profissional que já conta com diversas outras obrigações. Isso faria com que o compliance ficasse em segundo plano.
2. REALIZAR UMA ANÁLISE DE RISCOS
Compreender os riscos aos quais a empresa está exposta é essencial para a implementação de um programa de compliance. Essa análise deve considerar fatores internos (como processos operacionais) e externos (como legislações aplicáveis e requisitos do mercado). Mapear esses riscos vai ajudar na priorização de ações.
3. CRIAR UM PLANO DE AÇÃO
Com base na análise de riscos, você precisa elaborar um plano detalhado para implementar as medidas de conformidade. Esse plano deve incluir metas, prazos e os recursos necessários para alcançar os objetivos estabelecidos.
4. DESENVOLVER UM CÓDIGO DE CONDUTA E DE ÉTICA
Um código de conduta bem elaborado é a base de um programa de compliance eficaz. Ele deve estabelecer padrões de comportamento esperados, reforçando valores éticos e legais da empresa. Este documento deve ser claro, objetivo e acessível a todos os colaboradores. Por isso é muito importante divulgá-lo e explicá-lo detalhadamente a todos.
5. IMPLEMENTAR UM CANAL DE DENÚNCIAS
Criar um canal seguro e confidencial para denúncias permite que colaboradores e terceiros relatem irregularidades sem receio de retaliações. Esse canal deve ser amplamente divulgado e gerenciado com seriedade e transparência.
6. OFERECER OS DEVIDOS TREINAMENTOS
Capacitar os colaboradores sobre as práticas de compliance é um passo indispensável, pois sem a atuação da sua equipe, o compliance passa a ser apenas um documento guardado em uma gaveta. Então, promova treinamentos regulares para garantir que todos compreendam as normas internas, os regulamentos externos e as consequências de possíveis violações.
7. UTILIZAR A TECNOLOGIA PARA MONITORAR E MENSURAR
Ferramentas tecnológicas podem ser grandes aliadas para acompanhar a adesão às políticas de compliance. Sistemas de gestão, softwares de monitoramento e indicadores de desempenho ajudam a mensurar resultados e identificar pontos de melhoria.
8. REALIZAR AUDITORIAS INTERNAS
Auditorias periódicas são cruciais para avaliar se as práticas de compliance estão sendo seguidas e identificar possíveis áreas de vulnerabilidade. Esse processo deve ser conduzido com imparcialidade e rigor, podendo ser realizado por uma empresa externa especializada no assunto.
9. ACOMPANHAR OS RESULTADOS
O compliance é um processo contínuo e não uma tarefa que, em determinado momento, é considerada cumprida e finalizada. Sendo assim, você precisa periodicamente analisar os resultados das ações implementadas, ajustar o plano conforme necessário e manter o programa atualizado de acordo com novas regulamentações ou mudanças internas.
10. PROMOVER UMA CULTURA DE ÉTICA E TRANSPARÊNCIA
Mais do que seguir normas, o compliance deve ser incorporado à cultura organizacional. Para isso, incentive uma mentalidade de ética e responsabilidade entre todos os níveis da sua empresa, desde a liderança até os colaboradores operacionais.
