Realizar reuniões produtivas requer organização e planejamento. Para que uma reunião seja considerada produtiva, os objetivos devem ser pontuais e bem definidos.
Limitar-se aos assuntos previamente listados na convocação trará objetividade e direcionará para decisões. Se você tem dificuldade para fazer reuniões, preste atenção nas dicas a seguir.
Você já participou de uma reunião longa e cansativa que não gerou nenhum resultado? Elas sempre dão aquela sensação de tempo perdido! Para não acontecer isso é que vamos dar algumas dicas para você realizar reuniões produtivas no seu negócio.
DEFINA O OBJETIVO
Quando você identifica a necessidade, real necessidade, de uma reunião, a primeira dica é ter sempre um objetivo bem definido para ela. Convoque as pessoas e seja muito claro sobre o que será tratado.
Se for necessário, você pode fazer algum tipo de leitura com fatos relevantes para aquela decisão antes da reunião começar. Desta forma, os participantes ficarão cientes de todos os fatos importantes.
Por exemplo, se precisar falar sobre uma máquina que quebrou, diga que a reunião é para a solução daquele problema e nada mais.
Assim, tudo fica muito mais prático.
CONVOQUE APENAS AS PESSOAS IMPORTANTES PARA O ASSUNTO
Então, você convida apenas aquelas pessoas que forem muito importantes para o assunto da reunião. Interromper o que elas estão fazendo só para ter uma sala cheia pode não ser muito inteligente. Às vezes, é apenas com uma pessoa que você tem vários assuntos, então, após finalizar esses assuntos, você pode dispensá-la. Não tome tempo desnecessário.
ESCOLHA UM LOCAL ADEQUADO
Escolha um local adequado para realizar sua reunião. Não dá para ter uma conversa decente no meio de muito barulho ou num local desconfortável. Reserve sempre lugares mais calmos e receptivos para falar. As ideias fluem muito melhor.
ESTABELEÇA UM HORÁRIO
Estabeleça um horário de começo e de fim para as suas reuniões. As pessoas são muito mais focadas quando sabem quanto tempo a conversa vai durar. Da mesma forma, programe o tempo disponível para debates. Assim, você mostra bem que aquele período reservado é precioso e muito bem pensado. Uma boa dica pode ser usar softwares ou aplicativos que ajudam a confirmar a presença de todos os participantes.
UTILIZE MATERIAIS DE APOIO
Use, também, materiais de apoio para guiar a sua reunião, pois eles facilitam muito o trabalho. Esses materiais podem ser apresentações ou relatórios, por exemplo. Você pode escolher se os participantes devem receber antes ou durante a reunião mesmo. Tudo isso depende do sigilo e do objetivo das informações.
EVITE DISTRAÇÕES
Peça para os participantes desligarem o celular para não tocar durante a reunião. Assim, todo mundo fica mais atento! Outras distrações que você deve evitar também são as conversas paralelas. Peça sempre o foco de todos na reunião.
EVITE SERMÕES E BRONCAS
Evite também dar sermões chatos durante a reunião. Deixe os puxões de orelha para outro momento mais reservado, individualmente. É importante que você saia da reunião com decisões tomadas. As piores reuniões são aquelas que têm muita discussão, mas ninguém decide nada. A sensação de frustração nesse tipo de caso é enorme.
RESUMA E REGISTRE
Quando finalizar a reunião, faça um resumo de tudo o que foi decidido, assim, todos ficam esclarecidos e cientes. Registre tudo numa ata e envie para a conferência dos participantes. Desta forma, todos estarão também seguros do que foi tratado naquele encontro.
